Dit weekend wordt de beheeromgeving van Pictostudio geüpdatet. We beginnen hiermee op vrijdag 5 maart om 16 uur. Onze online diensten Pictostudio voor Office, Pictostudio Pro, Pictostudio Hallo en Just Talk2Me zullen circa 3 uur niet bereikbaar zijn.
Achter Pictostudio zit een online omgeving waarin wij voor onze klanten accounts aanmaken, licenties klaarzetten, facturen verwerken en controleren of er op tijd is betaald. Dit platform heet Loggon. Wie één van de Pictostudio-diensten gebruikt zal weleens een e-mail hebben ontvangen van Loggon, bijvoorbeeld als je je wachtwoord vergeten bent.
Vier jaar geleden zijn we begonnen met de bouw van Loggon. We wisten we toen nog niet hoe Pictostudio eruit zou gaan zien of hoeveel gebruikers we konden verwachten. We hebben destijds veel mogelijkheden ingebouwd voor allerlei mogelijke toepassingen en doelgroepen. Inmiddels is dit platform flink gegroeid.
Sommige functies bleken inderdaad heel nuttig, andere hebben we moeten herzien. De grote aanpassingen hebben wij de afgelopen maanden in een testopstelling voorbereid. Komend weekend worden deze verandering doorgevoerd in onze online omgeving.
Makkelijk zelf licenties beheren met de nieuwe back-end
Het aantal Pictostudio-gebruikers is de afgelopen jaren sterk toegenomen en de groei zet nog steeds door. Steeds vaker willen grote instellingen meer medewerkers met Pictostudio laten werken. Dat betekent dat we meer licenties en gebruikers moeten beheren en we vaker te maken krijgen met personeelswissels. Deze administratieve handeling kosten ons veel tijd.
Dankzij deze update kunnen instellingen straks zelf (zonder onze tussenkomst) gebruikers toevoegen en verwijderen. Dat scheelt ons tijd en is praktisch voor onze klanten; zij kunnen zo zelf de regie houden over hun licentiebeheer en hoeven daarvoor niet steeds contact met ons op te nemen.
Duidelijke facturen voor meerdere gebruikers
Ook gaan we onze informatievoorziening versimpelen. Onze facturen bleken soms tot verwarring te leiden. Tot nu toe waren onze facturen gebaseerd op een maandtarief. Wie voor een heel jaar betaalt krijgt een factuur met 12x het maandtarief en 2 maanden korting. Een instelling met licenties voor 20 medewerkers kreeg een factuur voor 240x het maandtarief en 40 maanden korting.
Hoe groter het aantal licenties, hoe meer verwarring dit sommetje opleverde. We hebben daarom onze facturatie aangepast, al onze facturen gaan voortaan uit van een jaartarief. Wie voor 20 medewerkers betaalt ziet voortaan op de factuur 20x het jaartarief vermeld.
Planning update Loggon
De komende maanden gaan we deze en meer wijzigingen stapsgewijs uitrollen voor onze klanten. De eerste fase van deze werkzaamheden wordt uitgevoerd op vrijdag 5 maart aanstaande, vanaf 16 uur. Het is de verwachting dat onze online diensten zo’n 3 uur niet bereikbaar zullen zijn.
We voeren deze wijzigingen bewust voor het weekend uit: mocht er toch een probleem ontstaan, dan hebben we het hele weekend de tijd om alles in orde te maken, zodat onze gebruikers (uiterlijk) maandagochtend weer zonder problemen met Pictostudio aan de slag kunnen.
Na de update merk je binnen Pictostudio voor Office, Pictostudio Pro en Pictostudio Hallo niks van deze veranderingen. Met name grotere instellingen (vanaf 5 gebruikers) gaan later dit jaar merken dat zij zelf meer regie krijgen over hun licenties.
Door nu te investeren in ons platform Loggon hebben we straks meer tijd om onze dienstverlening te verbeteren, en vooral om nieuwe pictogrammen, stappenplannen andere content te ontwikkelen met en voor onze gebruikers.
Update: de werkzaamheden zijn succesvol afgerond, na drie uur waren onze online diensten weer beschikbaar voor onze klanten. Dit weekend voeren we nog een aantal extra controles uit, om er zeker van te zijn dat onze software op alle fronten foutloos werkt.